テーマ　電子記録の優雅なライフサイクル
　　　　：無料公開のソフトウェアによる実現を考える　の開催

金原祐樹（徳島県立文書館・全史料協近畿部会事務局）

　会場の京都大学楽友会館は、1925(大正14)年の京都大学創立25年を記念して建築された、鉄筋コンクリート2階建ての瀟洒な建物で、2010(平成22)年に改装を終え学術交流の場として利用されている。7月１日とは思えない猛暑の中、テーマとして「電子記録の優雅なライフサイクル」と掲げられたとおり、高価な文書管理のパッケージソフトではなく、全世界に開かれている無料のオープンソースアプリケーションを利用して、電子記録のライフサイクルをいかに実現するのかという各報告への期待感が高まる中、今例会の担当者である橋本陽氏の趣旨説明が始まった。
　現在、DX（Digital Transformation）という言葉と共に、日本各地で業務の電子化が叫ばれ進められている。その反面電子化された業務から産み出される大量の電子文書やデータの適切な処理については、関心が低い。現在のまま顧みられることがなければ、証拠性の低い脆弱な電子文書を大量に抱えるのみになってしまう。対して諸外国では、文書・記録の適正な保管方法を定めた標準に準拠してシステムを整備し、それによって、文書を証拠性のある記録として管理するだけでなく、アーカイブズへの移管後の長期保存をも実行する仕組みを実現している。
　この例会においては、ライフサイクルの全ての局面において電子記録を適正に保管するための手法を考える。電子記録の定義やそれに関わる標準について言及した上で、抽象的な議論を実際にどのように実践に生かすことができるかを、全て無料公開されている専用のソフトウェア（オープンソースアプリケーション）の紹介を交えながら説明するとされた。
　橋本陽氏からの第一報告では、電子記録の特性、記録管理の標準およびその標準に沿って電子文書・記録を作成するツールであるアルフレスコ（Alfresco）の説明があった。
　記録の信頼性・真正性（同一性・完全性）・正確性を守るには、文書の作成および維持管理の段階からの対策が必須であり、それは、ISO 15489などの標準によっても規定されている。しかし、実体のある紙の文書であれば判断を付けやすかった記録の信頼性・真正性・正確性は、もともと実体のなく、改ざん等がされやすい電子文書では担保することが難しい。電子文書を作成段階からメタデータにより管理して、その後のアクセスや監査、管理の移動やマイグレーションの状況などをふくめた必要なメタデータを確実に作成していく、そのためのツールのひとつがアメリカで開発された電子文書記録管理システムであるアルフレスコ（Alfresco）である。電子データでは、こうした記録管理の標準に準拠したシステムによって作成・管理されることが、記録の信頼性・真正性・正確性に直結する。
　金甫榮氏からの第二報告では、非現用段階となり、アーカイブズに移管された電子記録の長期保存に必要な管理の標準であるOAIS参照モデル（Reference Model for an Open Archival Information System）に準拠してアーカイブズ用に構築されたアーカイブマティカ（Archivematica）を解説していただいた。電子記録は、その記録データ自身を維持するだけでは不十分であり、将来にわたって保存対象となった資料の意味が理解できることが保証されてこそ、実質的な長期保存が実現したといえる。そのためには、記録データ本体の外に、記録がどのようにできているかを示す表現情報、記録が残された背景や環境との関係を示すコンテクスト情報、コンテンツがどのような来歴をたどったかを示す来歴情報、コンテンツが意図しない変更がされていないことを示す不変性情報などの様々な情報（メタデータ）とともにひとまとまりのものとして保存することが求められている。このまとまりを情報パッケージというが、これを作成し管理するシステムとして開発されたのが、アーカイブマティカ（Archivematica）である。アーカイブマティカ（Archivematica）は、アルフレスコなどで作成され提出されたデータを受け入れ、それに前処理を施したデータ（SIP）を、さらに長期保存用のデータ（AIP）に変換する機能を備えたシステムである。実際にわずか２つのPDFデータに数千行にもわたるメタデータが付属する様子を見せていただき、電子文書を信頼性・真正性・正確性を担保しつつ長期保存・管理するための標準が作られる必要性について理解した。
　元ナミ氏の第三報告では、アーカイブマティカ（Archivematica）等で処理された公開用の電子記録を検索・供覧させるためのシステムであるアトム（AtoM）とオメカ（Omeka）について説明していただいた。
　アトム（AtoM）はアーカイブズ記述標準に準拠して開発されており、主に階層構造を持つ資料に対応している。一方オメカ（Omeka）は、博物館資料や図書の様に1点単位の記録を対象としながらリンクトデータに対応した検索システムであるといえる。どちらもダブリンコア（Dublin Core）メタデータをデフォルトで採用しており、資料ごとの目録やデジタル媒体の登録と公開が簡単にできる。アトムの場合、ICAの国際記述標準（ISAD (G)、ISAAR (CPF)、ISDF、ISDIAH））に準拠した目録をそれぞれアップロードすることで、資料の内容とコンテクスト情報が相互リンクできる。それぞれの特長を生かした利用が必要であることを紹介された。
　最後に堀内暢行氏の第四報告では、文書記録システムでは補足しきれないが、重要な記録資料であることは自明である電子メールの長期保存について、電子メールのデータを整理して標準化するためのソフトウェアであるイ−パッド（ePADD）の機能について説明していただいた。メールは物理的な数が多く、人の目で評価選別を行うことはほぼ不可能である一方、イ−パッド（ePADD）においては選別を可能とするモジュールが有効に機能する。さらに自然言語処理（NLP）が利用できれば選別への有効性はいっそう高まる。われわれが利用するためには日本語化が必須となるが、現在はまだ課題となっているとされた。
　こうした各報告の後、会場の参加者と報告者間で質問が交わされ、活発な意見交換が行われた。
　現在、自治体公文書の電子化は、かなり速いスピードで進んでいるのが実態だろう。今回話題としたオープンソースアプリケーション以外を利用した方法もあるとは思うが、今例会のような課題と向き合うことがなければ、諸外国とは異なった基準で電子文書が作成され、信頼性・真正性・正確性が他から認められない多数の文書を長期にわたって保存・管理するという無駄を生みかねない。今後さらに速度を上げて真摯な議論が重ねられていく必要があるだろう。参加者は講師を含む23名であった。

例会参加記（１）

三好　康太(福井県文書館)

　7月1日（土）、京都大学楽友会館で開かれた近畿部会第161回例会に参加した。本例会のテーマは「電子記録の優雅なライフサイクル：無料公開のソフトウェアによる実現を考える」であった。
　福井県では令和4年4月より電子決裁・文書管理システムが導入され、文書の電子化が進められている。今後は大量の電子文書や電子記録の処理方法や当館への移管、長期保存などが課題となることが予想される。
　今回の例会では電子記録を適正に保管するための手法について、無料公開のソフトウェアの紹介を交えながら説明していただいた。筆者は電子記録やソフトウェアに詳しいわけではなく、今回の例会の内容についていくのは非常に大変であった。しかし、すでに国内外で採用されている無料公開のソフトウェアに関する知見を得ることができた。

報告1　橋本　陽氏「アルフレスコ：現用段階の記録管理」
電子記録が備えるべき特性と現用段階における記録管理の標準を説明した後、アメリカで開発された電子文書・記録管理システムであるアルフレスコ（Alfresco）の機能を紹介していただいた。

報告2　金　甫榮氏「アーカイブマティカ：アーカイブズにおける長期保存」
　電子情報全般の長期保存を実現するための標準であるOAIS参照モデルに準拠してアーカイブズ用に構築されたアーカイブマティカ（Archivematica）について紹介していただいた。

報告3　元　ナミ氏「アトムとオメカ：性格の異なる二つの検索システム」
　アーカイブズ記述標準に準拠して開発されたアトム（AtoM）と主に1点単位の記録を対象としながらリンクトデータに対応した検索システムであるオメカ（Omeka）の機能と特徴を紹介していただいた。

報告4　堀内　暢行氏「イーパッド：電子メールの整理と利用提供」
　アルフレスコなどの現用記録管理のソフトウェアではなく、メールシステム内で保管される電子メールを長期保存の枠組みに組み込む方法について、電子メールを整理するために構築されたソフトウェアであるイーパッド（ePADD）の機能について紹介していただいた。

　今回の例会の質疑応答の中で、無料公開のソフトウェアの利点としてメンテナンス性が高いことが挙げられていた。自分でシステムのメンテナンスができると、自分好みに機能をカスタマイズしたりすぐに不具合を直したりできるなど、利点は大きそうである。
　さらに、無料公開であることはコスト面では大きな強みであると感じる。一般的に、システムの保守やカスタマイズには予算がかかり、数年ごとにシステムの更新が必要になるケースがある。さらに、システムの更新によって新たなシステムの操作に習熟するための手間が発生することも多い。
　一方で、サポートしてくれる業者がいないことは不安に感じる。東京のような大都会と異なり、福井県のような地方ではシステムを扱える業者は限られてくることも予想される。業者にサポートを依頼する場合、たとえ休日であっても対応することを求めたい。
　また、自分で英語を学習してソフトウェアの扱いに習熟するのが理想であろうが、定期的な人事異動があったり非常勤職員が多かったりすると、特定の人間がソフトウェアの扱いに習熟するというわけにもいかなそうである。
　当館は図書館と文学館と併設する複合施設であり、システムは3館で共通のものを使用している。システムはパソコンなどの機材も含めて外注している。今回の例会での報告によれば、国内の複合施設における無料公開のソフトウェアの導入事例はまだないようだが、複合施設における導入や運用については気になるところである。
　今後、電子記録を保管するための様々なソフトウェアの導入や運用が国内でも進むことが予想される。各地での事例を広く共有できれば非常にありがたい。

例会参加記（２）

渡邉　佳子（個人会員）

　7月1日、京都大学楽友会館で開催された161回のリアル例会「電子記録の優雅なライフサイクル：無料公開のソフトウエアによる実現を考える」に参加した。デジタルに疎い私は、どちらかといえば、アナログの世界に身を置きたい方であり、今日の例会の内容は理解できるのだろうかと思いつつの参加であった。例会では、脆弱性を有する電子記録のライフサイクルをどのように管理するかについての考え方や、無料公開のソフトウエアの紹介、実践例が報告された。
　報告１　「アルフレスコ：現用段階の記録管理」(橋本陽氏)では、現用記録の管理ソフトウエアとして、記録管理の国際標準ISO 15489やDoD 5015.2の双方に準拠可能なアルフレスコ(Alfresco)が紹介される。実体がなく、脆弱性を有する電子記録は、その記録の信用価値（信頼性・真正性・正確性等）をメタデータで担保する。メタデータはデータについてのデータで、電子記録においては必須のものである。例えば、真正性を持つ記録は最初に作成された時と同じ同一性を有し、時間経過後も完全性を維持している記録とされる。完全性は「管理に責任を持つ正当な主体が記録を保管していく連鎖が不可欠な要素となる」という。イタリアの実践事例とデータ、情報、文書、記録について、インターパレスの定義が紹介されている。
　報告２　「アーカイブマティカ：アーカイブズにおける長期保存」(金甫榮氏)では、電子記録の長期保存の管理ソフト、アーカイブマティカ(Archivematica)について、開発の歴史、特徴、導入事例が紹介され、アーカイブマティカが準拠している標準、OAIS(Open Archival Information System)の機能の説明があった。OASIS参照モデルの機能モデルには、提出用(Submission Information Package :SIP)、長期保存用(Archival Information Package :AIP)、公開用(Dissemination Information Package：DIP）の三つの情報パッケ−ジがあり、特に、AIPについて、詳細な図解の説明がなされた。AIPはアーカイブマティカによって、保存対象の受け入れ→一時保管→評価選別→取り込み→保存ストレージ→保存計画→公開→運営というように処理されると理解した。
　報告３　「アトムとオメカ：性格の異なる二つの検索システム」(元ナミ氏)は、アトム(AtoM :Access to Memory)とオメカ(Omeka)の検索システムについての説明であった。アトムは、国際公文書会議(ICA :International Council on Archives) のアーカイブズ国際記述標準に準拠しており、目録作成時に階層構造を必要とするアーカイブズ資料の集合記述が可能であり、アーカイブズ資料に適し、オメカは、「デジタルコレクションを共有し、メディアが豊富なオンライン展示物を作成するためのオープンソースweb出版プラットフォーム」で、1点資料（図書館・博物館）の公開、利用を目的にすることが多いと説明された。記述事例も紹介された。
　報告４　「イーパッド(ePADD)：電子メールの整理と利用提供」(堀内暢行氏)は、電子メールもISO 15489 の「記録は、業務活動の証拠であり、情報資産である。」の定義に当てはまるとし、電子メールの特性、保存と整理、ePADDを用いた電子メール整理についての報告であった。電子メールは、RFC:Request for Cmments 5322 により構造が規定されており、その構造の保持がメタデータの保持になるという。PDF等別のフォーマットに変換した時点でメタデータを残すことはできないとされている。OSS として配布されている保存管理用アプリePADDは、eMailの保存管理に適しており、多言語への対応等様々な課題はあるが、現時点においてベストな選択であるという。
　文書管理のデジタル化について、大変勉強になる例会であった。それと同時に、デジタル庁を設置した政府の文書管理のデジタル化がどのように進められるのか気になり、内閣府の公文書管理委員会の配布資料や議事録、デジタルWG報告書を読んでみた。配布資料には、今後の取り組みの内容が示されているが、今回報告されたような様々な知見を活かして、行政の現場でも両者の協力により開発を進めて行くことはできないのだろうかと思った。諸外国では、そうした協力関係を通じてシステムが開発されている。例えば、米国の国内標準となったDoD 5015.2は、米国国防総省とブリティッシュ・コロンビア大学に所属するアーカイブズ学の専門家とが協力し合った研究の成果だという。ほかにもこういう事例は見受けられる。日本でもこうした事例を参考にして、行政側だけでなく、専門家も交えた研究開発の場を設定する必要があると感じた。

例会参加記（３）

松崎　裕子（株式会社アーカイブズ工房　非会員）

　諸般の事情で 3 日前にいったんキャンセルの連絡を差し上げたのですが、前日夕方に見通しが立ち、参加することができました。2020年１月の高島屋史料館リニューアル・オープン行事に参加して以来、実に２年半ぶりの関西への移動でした。
　橋本報告は「電子記録の優雅なライフサイクル」という、ミステリアスで巧妙な本例会タイトルの謎解きから始まりました。電子記録の「脆弱」性を克服した、しかるべき管理状態を表現したものです。この謎解きからしてそうなのですが、どの報告も、技術に関わる説明が、無味乾燥で味気ないものにならないよう、さまざまな工夫を凝らしていました。この点が本例会では際立っていたと思います。
　同報告では続いて、電子記録の長期保存に関する研究プロジェクトであるインターパレス、その出発点ともいえるイタリアの記録管理制度、記録の信用価値、記録管理の標準（ISO15489、DoD5015.2）、標準に準拠したオープンソースのアプリケーション「アルフレスコ」の機能を紹介していただきました。とくに、イタリアの記録管理に関わる部分は、この分野を現在独学中の私には、訳語などたいへん参考になりました。また、この報告の間、中国で記録管理の実務教育に用いられている回覧書籍を手にとってざっと確認することができました。それによって、電子記録管理の専門教育での、彼我のレベル差を改めて認識させられました。
　金報告「アーカイブマティカ：アーカイブズにおける長期保存」では、電子記録長期保存用オープンソース・アプリケーション「アーカイブマティカ」の機能のほか、同アプリケーションが準拠する標準である OAIS 参照モデル、そして長期保存の主役とも言える長期保存用情報パッケージ AIP（Archival Information Package）を丁寧に、電子記録を焼き肉に喩えるといった工夫を用いて、分かりやすく紹介していただきました。
　元報告「アトムとオメカ：性格の異なる二つの検索システム」では、アトムとオメカの違いを平易に解説していただきました。わたしは以前、別の学会のワークショップで元氏からオメカの使い方を指導していただき、自分が担当していた図書館司書課程の授業で学生さんと一緒にウェブ上での展示を作ったことがあります。アトムは未挑戦なので、次は是非取り組んでみなければ、という気にさせられた発表でした。
　堀内報告「イーパッド（ePADD）：電子メールの整理と利用提供」では、電子メールの特性、その保存と整理、スタンフォード大学図書館が開発したオープンソースの電子メール管理アプリケーション・イーパッドについてご紹介いただきました。企業資料の整理にも携わっておられる報告者からは、民間における記録管理の課題改善のためには、提案できるポジションにいないと難しい、という説明もありました。理解・関心の向上のための取り組み、いわゆるアドボカシーの必要性をここでも痛感した次第です。
　最後の質疑応答セッションでは、コンサルタントとして多くの企業・団体で記録管理、アーカイブズ管理案件に関わってこられたベテランの方が、企業にとって良い結果をもたらすと思われる（記録管理・アーカイブズ管理に関わる）専門的提案を行っても、なかなか実現しない、とコメントされていました。堀内氏の経験とも重なる点であり、このような場を通じて関係者の知恵を共有していくことの大切さを感じました。
　デジタル庁が発足し、民間でも公共でも DX が叫ばれています。これらの議論の中に、記録管理・アーカイブズ管理の視点がしっかり位置づけられているかというと、心許ない状況でしょう。そのような折に、デジタルに弱い史資料の整理・記述、目録作成の専門家のレベルアップに裨益する、知識と経験共有のための学びの場を提供していただいたことに関して、主催者・報告者の皆さまには心より感謝申し上げます。