◇平成13年度第２回役員会
・日 時 平成13年９月28日(金)14:00〜17:00
・場 所 大阪市公文書館
・出席者 28名(代理５名を含む。)
1 報告
(1)前回役員会記録報告
事務局から報告
(2)会員現況及び平成１３年度会費納入状況報告
事務局から報告
(3)委員会報告
総務委員会、研修・研究委員会及び専門職問題委員会から、それぞれの活動状況を報告
また、資料保存委員会からは、以下のとおり活動状況を報告
・「自治体史編さん」に関する都道府県宛アンケート調査を実施
・研修会は、当初予定地の烏取県日野町以外を検討中
・８月23日台風11号による被害、群馬大学工学部図書館7,000冊被水
(4)地域担当理事報告
関東部会から活動状況を報告
(5)その他
ア 第28回全国大会(平成14年度)の期日、会場等の案が富山県から報告
イ 関東部会会員有志からの「提案」等の取扱いについて、会長より回答内容を報告
・会長が前回の役員会の審議内容等を会員有志の連絡担当者に直接説明
・文書による回答を求められたため、総務委員会、大会企画委員会と調整をした上
で、回答文を送付
・回答文に対して、誠意ある対処を謝する旨等の返信を受領
２ 協議
(1)第27回全国大会(長野大会)について
大会企画委員会から、大会内容や報告者等について説明し、了解された。
また、会員の要望で｢自由テーマ研究会｣を想定したが、応募者が1名で今回の大会テーマに含致する内容であったため、本人の了解を取った上で分科会に組み込んだ旨や、参加申し込み状況等も報告された。
(2)全国歴史資料保存利用機関連絡協議会委員会設置要綱(案)について
総務委員会から、本誌3頁の｢全国歴史資料保存利用機関連絡協議会委員会設置要綱(案)」のとおり説明があり、承認された。
改正内容
・昨年度総会での委員会名称変更に伴う委員会名の改正
・会則との重複部分の整理
・字句の修正
なお、今回の要綱改正の主たる内容は、昨年度総会の決定を基本としていることから、総会に諮る必要がないことを確認
(3)「準会員」制度の基本的な考え方について
総務委員会から、説明があり以下のことが了承された。
・準会員は、個人に限る。
・準会員は、役員及び委員に就任できない。
・準会員については、総会での発言は認めるが、議決権を行使できない。
・準会員については、｢記録と資料｣の購読を有料とする。
(4)国際文書館評議会の部会参加渡航費用の補助について
専門職問題委員会から説明
総務委員会と専門職問題委員会で検討していくことが確認された。
(5)市町村含併時における文書保存について
資料保存委員会から説明
文書散逸についてのアピール文については趣旨賛成。今後は総会での採択を目指し、会長事務局、総務委員会、資料保存委員会で内容を詰めることが了承された。
なお、アピール文案は、総会で別刷にして配布することが確認された。
(6)平成13年度総会について
事務局から、総会次第(案)について説明があり、ほぼ前年どおりであることの説明があり、以下の点について確認された。
・議長は、従来の経緯を踏まえて役員から１名と会員から１名とする。
・監査報告は議事としては揚げず、｢平成12年度決算」の中で行う。
・議決事項の事前配布については、
議事の内容が定例的で、かつ、新たな判断を要するものではないことから省略する。
・議事承認の確認方法は、新たな判断を要するものがないので拍手とする。
(7)理事数の見直しについて
会長から、理事数の見直しについては次回の役員改選時を目途に継続審議を提案し、承認された。
３ その他
(1)沖縄県公文書館から、現在モンゴルからの研修生を受け入れており、長野大会に参加する旨報告。
(2) 次回役員会は２月を予定、開催地は会長に一任。
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